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Strategie per aziende più agili
Meno carta. Il primo passo per un’azienda digitale
Processi automatizzati per risparmiare tempo
Informazioni sempre disponibili per favorire il lavoro in mobilità
Compliance strategica per la gestione dei documenti rilevanti ai fini fiscali e la protezione dei dati sensibili
La flessibilità del cloud. La chiave per la Digital Transformation
Una piattaforma per la produttività
Il successo di un processo di digitalizzazione dipende dal modo in cui le informazioni circolano tra colleghi, team e dipartimenti aziendali. DocuWare è una piattaforma di gestione dei documenti e di automazione dei workflow che consente di acquisire, elaborare e utilizzare in modo efficiente le informazioni aziendali. Migliora la produttività, proteggi le informazioni e abilita la Digital Transformation in tutta sicurezza.
DocuWare offre strumenti completi per integrare informazioni, processi e decisioni. I dipendenti possono così focalizzarsi su attività più produttive e strategiche invece che su quelle manuali e ripetitive.
Raccogliere e organizzare informazioni
Si possono integrare scansioni, file creati con differenti programmi, e-mail e allegati, dati reperiti online e documenti acquisiti da dispositivi mobili. Tutto viene raccolto in un archivio digitale sicuro e ricercabile. Qualsiasi documento è gestito senza problemi: fatture e bolle di consegna, curriculum e buste paga, progetti e rapporti. L’indicizzazione automatizzata consente di identificare le informazioni chiave che possono poi essere recuperate, utilizzate e archiviate in modo sicuro ed efficiente.
Gestire i workflow e automatizzare le attività manuali
Grazie al workflow automatizzato, i processi documentali diventano più semplici e veloci. Si possono pianificare le diverse fasi di elaborazione, adattarle facilmente alle esigenze più disparate e definire eventuali interventi in caso di eccezioni. I documenti in entrata o i cambiamenti di stato attivano immediatamente le diverse fasi del processo: questi eventi si collegano a workflow digitali e veloci, consentendo al management di monitorarne l’avanzamento. Per esempio, una fattura può essere acquisita e inserita subito per l’approvazione. Una volta approvata verrà poi registrata e avviata al pagamento. Un confronto automatico dei dati con l’ERP completerà poi l’indicizzazione. Nessun inserimento manuale di dati, nessuna ricerca, nessuna attesa.
Recuperare facilmente i dati per decisioni più veloci
Con DocuWare tutte le informazioni su un cliente, un progetto o un processo aziendale sono disponibili in pochi secondi: i team possono così prendere decisioni più rapide e appropriate. Le informazioni sono immediatamente accessibili da qualsiasi browser o dispositivo mobile. Si possono collegare i contenuti ai dati presenti nei sistemi ERP, CRM o HCM. I documenti possono essere condivisi direttamente con i colleghi o tramite un portale web. Le decisioni sono così supportate da informazioni più complete e dettagliate, sempre a portata di mano grazie a DocuWare.
Integrazione, sicurezza e conformità
La gestione dei processi e l’automazione dei workflow sono ancora più efficaci e vantaggiosi quando documenti e informazioni aziendali transitano senza intoppi tra diverse applicazioni. E’ fondamentale poi garantire la conformità agli standard normativi più rigorosi e proteggere le informazioni in modo che solo le persone autorizzate possano accedere ai dati aziendali sensibili.
Definire un flusso costante di informazioni
DocuWare si integra con le principali applicazioni aziendali per consentire l’archiviazione sincronizzata e il workflow end-to-end, favorendo processi decisionali più efficienti. La piattaforma si interfaccia anche con risorse hardware come i dispositivi multifunzione, per convertire documenti cartacei in informazioni digitali.
Per connettere informazioni e applicazioni, DocuWare offre modalità di integrazione estremamente flessibili che interagiscono sia su servizi in cloud, che con software installati localmente. Si possono inserire facilmente anche elementi come campi di ricerca ed elenchi di risultati aggiungendo una url nell’applicazione. DocuWare dispone anche di moduli connettori per SAP, Outlook o SharePoint.
Protezione delle informazioni e conformità aziendale
Archiviazione e processi precisi e sicuri
La digitalizzazione con DocuWare è sinonimo di tracciabilità e trasparenza. Ottieni il pieno controllo sulle versioni e sulle scadenze dei documenti e proteggi la tua azienda dalle frodi grazie a workflow ben definiti.
Protezione contro l’uso improprio dei dati
DocuWare regola l’accesso ai documenti e alle informazioni tramite un sofisticato sistema di diritti: controlla esattamente chi può archiviare, recuperare, modificare, esportare, cambiare ed eliminare le informazioni. È possibile inoltre crittografare i dati sensibili a cui neppure un amministratore di sistema può accedere.
Continuità aziendale garantita
Proteggi i documenti da qualunque possibilità di perdita. Ogni livello di DocuWare è sicuro: diversi backup ridondanti assicurano la business continuity: anche nel peggiore dei casi è possibile ripristinare dati e documenti.
Perfetta conformità alle normative
DocuWare garantisce la trasparenza e la continuità dei processi aziendali e consente di soddisfare i requisiti di conformità HIPAA, Sarbanes-Oxley, GDPR o di altre normative.
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